W lutym 2004 roku Burmistrz Miasta zadecydował o rozpoczęciu prac związanych z opracowaniem i wdrożeniem w Urzędzie Systemu Zarządzania Jakością wg normy ISO 9001-2000. Umowa o udzielenie pomocy konsultingowej została podpisana z firmą Umbrella - Stowarzyszenie Konsultantów z Warszawy.
29 marca 2004 roku zarządzeniem nr 73/2004 w celu zapewnienia efektywnego i terminowego wdrożenia systemu Burmistrz powołał Radę ds. Jakości w składzie :
1. Z-ca Burmistrza Miasta Wiesław Pierzchała
2. Sekretarz Gminy Maria Pugacewicz
3. Naczelnik Wydziału Rozwoju Gminy Barbara Siemek
4. Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich i Administracyjnych Alicja Kaim
5. Główny Specjalista ds. Kadr i Szkoleń Zofia Kopeć
6. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Spraw Administracyjno Gospodarczych Marian Paluch
7. Naczelnik Wydziału Architektury Budownictwa, Gospodarki Nieruchomościami i Geodezji Jerzy Nowak
Przewodniczącym Rady został Z-ca Burmistrza Wiesław Pierzchała.
Do zadań Rady ds. Jakości należało zarządzanie procesem wdrożenia, określenie celów i obszarów wdrażanego systemu, wyszczególnienie grup procesów w obrębie konkretnych celów, zdefiniowanie Polityki Jakości, wyznaczenie zespołów odpowiedzialnych za opracowanie i udokumentowanie systemu, opiniowanie i zatwierdzanie decyzji Pełnomocnika ds. Jakości, bieżąca kontrola nad przebiegiem wdrożenia zgodnie z przyjętym harmonogramem.
9 czerwca 2004 została ustanowiona Polityka Jakości Urzędu Miasta Trzebini (Zarządzenie nr 86/2004,), zmieniona po badaniu dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością w czasie Audytu Certyfikacyjnego (Zarządzenie nr152/2005 z 15.06.2005).
W tym samym czasie Burmistrz powołał Sekretarza Gminy Panią Marię Pugacewicz na Pełnomocnika ds. opracowania, wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania jakością w skrócie Pełnomocnik ds. Jakości (zarządzenie nr 87/2004 z 9 kwietnia 2004) Pełnomocnik został odpowiedzialny za wykonanie prac związanych z wdrożeniem SZJ, współpracę ze wszystkimi wydziałami urzędu w obszarze wdrażania SZJ i zespołami powołanymi w tym celu, nadzór nad realizacją wyznaczonego harmonogramu prac, nadzór nad przygotowaniem i organizowaniem szkoleń pracowników w zakresie SZJ, nadzór nad realizacja zapisów Polityki Jakości urzędu, opracowanie i nadzorowanie Księgi Jakości, stała współpraca z jednostka konsultingową wdrażającą SZJ.
Zarządzeniem nr 88/2004 zostali wyznaczeni pracownicy odpowiedzialni za opracowanie i udokumentowanie Systemu Zarządzania Jakością wg. wymagań ISO 9001:2000 tzw. Zespół Dokumentujący (24 osoby).
Wyznaczony zespół pracowników miał za zadanie analizę i opis wybranych procesów, opracowanie dokumentacji (formularze, karty procesów, karty informacyjne, procedury) w formie elektronicznej lub wydruku ustalonej z Pełnomocnikiem ds. Jakości., przekazywanie do Pełnomocnika wypracowanych materiałów celem akceptacji i przedstawianie dokumentacji Radzie ds. Jakości. W związku z tym odbyło się szereg spotkań i konsultacji nad przyszłą wersją dokumentacji systemowej. Zespół dokumentujący pracował w grupach, pracownicy wspólnie konsultowali swoje pomysły i przedstawiali swe racje Najwyższemu Kierownictwu.
W efekcie tych prac do końca roku 2004 powstały procedury i karty procesów SZJ w Naszym Urzędzie:
1. proces aktualizacji BIP
2. proces aktualizacja ofert inwestycyjnych
3. proces aktualizacji strony internetowej
4. proces badania satysfakcji klienta
5. proces obiegu korespondencji przychodzącej i zasady udzielania informacji w BOK
6. proces obiegu korespondencji wewnętrznej
7. proces obiegu korespondencji wychodzącej
8. proces odwołań od decyzji administracyjnych
9. proces pozyskiwania środków finansowych ze źródeł zewnętrznych
10. proces realizacji i aktualizacji strategii rozwoju gminy
11. proces realizacji planu doskonalenia zawodowego
12. proces wydawania decyzji administracyjnych
13. proces załatwiania faktur
14. proces załatwiania skarg i wniosków
15. proces nadzoru nad działaniami usprawniającymi oraz projektami doskonalącymi
16. proces nadzoru nad dokumentacją systemu zarządzania jakością
17. Proces nadzoru nad niezgodnościami
18. Proces wewnętrznych audytów jakości
19. Proces Zasady użytkowania systemu informatycznego i nadzoru nad danymi elektronicznymi oraz zgłaszania problemów
20. Proces zbierania i analizy danych oraz prowadzenia przeglądów SZJ
21. Proces nadzoru nad zapisami
W celu zapewnienia wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania jakością ISO 9001:2000 powołanego zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 87/2004 z dnia 9 kwietnia 2004r. Pełnomocnika ds. opracowania, wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania w skrócie Pełnomocnika ds. Jakości - Sekretarza Gminy Panią Marie Pugacewicz Burmistrz ustanowił Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością. (Zarządzenie nr 317/2004 z dnia 2 listopada 2004). Ustanowionego Pełnomocnika upoważnił i uczynił odpowiedzialnym za zapewnienie, że wymagane procesy systemu zarządzania jakością są ustanawiane, wdrażane i utrzymywane, przedstawianie Burmistrzowi sprawozdań dotyczących funkcjonowania SZJ w Urzędzie, popularyzacji świadomości co do wymagań klienta, planowanie i nadzorowanie audytów wewnętrznych, organizowanie i koordynowanie prac dotyczących przeglądów wykonywanych przez kierownictwo, współprace z organizacjami zewnętrznymi w zakresie zarządzania systemem jakości oraz uzyskaniem certyfikatu, inicjowanie i nadzorowanie działań doskonalących (korygujących i zapobiegawczych), realizowanie innych obowiązków i uprawnień niezbędnych dla realizacji zadań określonych SZJ.
Równocześnie Burmistrz powołał Audytorów Wewnętrznych. Zadaniem audytorów jest utrzymywanie znajomości i zrozumienia norm ISO, dokonywanie ocen skuteczności funkcjonowania SZJ, identyfikowanie potencjalnych źródeł zagrożenia dla SZJ, ciągłego doskonalenia wdrożonych procesów, dokonywania ocen spełnienia norm ISO, nadzorowania i przygotowania audytów, przeprowadzania audytów wewnętrznych w tym rzetelne realizowanie celów audytów, planowanie i podział pracy, dokonywanie prawidłowej oceny dowodów rzeczowych, przeprowadzanie audytów bez zakłóceń, przekazywanie wyników audytu w formie dokumentu osobom odpowiedzialnym za audytowany obszar.
Początkiem grudnia 2004 wszystkie procedury i procesy zostały ustalone i wdrożone. Rozpoczął się pierwszy okres stosowania się wszystkich pracowników do ustalonych reguł. Od 15 stycznia 2005 roku rozpoczęły się pierwsze audyty wewnętrzne, które zakończyły się do 15 kwietnia 2005r. Po okresie wprowadzania zaleceń poaudytowych 18 maja 2005 rozpoczął się w komórkach Urzędu audyt przedceryfikacyjny przeprowadzony przez konsultanta Umbrelli Pana Leszka Skórniewicza. 27 maja 2005r. na ręce Burmistrza został przesłany raport nr 200/10 z przeprowadzonego audytu przedcertyfikacyjnego.
Stwierdzono w nim jedną niezgodność i kilka spostrzeżeń do usunięcia przed ostatecznym audytem certyfikacyjnym.
Jednocześnie od marca 2005 prowadzone były prace nad wyborem firmy certyfikującej. Ostatecznie najlepszą okazała się oferta firmy DET NORSKE VERITAS Poland Spółka z o.o. z siedzibą w Sopocie. 16 maja 2005r. została podpisana umowa na ceryfikację 155/Q/05K.
Termin Audytu został ustalony na 10 czerwca 2005r. - badanie dokumentacji i wizyta wstępna oraz 23-24 czerwca 2005r - audyt certyfikujący w poszczególnych komórkach Urzędu. Na zakończenie Najwyższemu Kierownictwu zostały przedstawione dwa raporty końcowe. Audyt został przeprowadzony zgodnie z ustalonym planem uwzględniając punkty normy i obszary szczególnego zainteresowania.
Podczas audytu odnotowano 12 działań godnych uwagi, 9 możliwości doskonalenia, oraz 13 obserwacji, które należałoby poprawić w celu doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie. Audytorzy stwierdzili, że Urząd Miasta spełnia wszystkie wymagania normy ISO 9001:2000 i może otrzymać certyfikat jakości.
Certyfikacja objęła następujący zakres usług:
W dniu 31 sierpnia 2005 roku w Dworze Zieleniewskich w Trzebini odbyła się uroczystość wręczenia certyfikatu Zarządzania Jakością według normy ISO 9001:2000 dla Urzędu Miasta. Wręczenia dokonał Dariusz Rycek, dyrektor katowickiego oddziału firmy certyfikującej Det Norske Veritas. Urząd był pierwszą jednostką samorządu terytorialnego w powiecie chrzanowskim, która otrzymała tak prestiżowy dokument.
Podstawowym celem wdrożonego systemu jest systematyczne podnoszenie satysfakcji obywateli obsługiwanych przez urząd, a ponadto poprawa obiegu dokumentów i informacji wewnątrz magistratu, przygotowanie urzędu dla potrzeb elektronicznego obiegu dokumentów i budowy e-urzędu, wdrożenie systemu zadaniowego w magistracie oraz realizacja kierunków rozwoju gminy zgodnie z przyjętą przez Radę Miasta Trzebini strategią rozwoju gminy.
Na podkreślenie zasługuje również to, że w czasie wdrażania systemu zarządzania jakością, w trzebińskim magistracie utworzono stronę intranetową usprawniającą wewnętrzny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami urzędu. Ponadto uruchomiono tzw. Q-system, - tj system komputerowy usprawniający realizację procesu zarządzania jakością (np. zgłaszanie uwag czy też zgłaszanie pomysłów usprawniających pracę).
Na szczególne podkreślenie zasługuje to, że wdrożony w Urzędzie Miasta system zarządzania jakością uzyskał bardzo dobrą ocenę, a audytorzy nie stwierdzili w nim żadnych niezgodności, co zdarza się niezwykle rzadko. Istotnym jest również to, że zdecydowaliśmy się na poddanie certyfikacji przez międzynarodową firmę, co w przypadku instytucji państwowych i samorządowych nie jest zjawiskiem częstym, a co wymiernie podnosi wartość uzyskanego dokumentu - powiedział podczas uroczystości. Otrzymany przez nas certyfikat to efekt ogromnego zaangażowania i dużego wkładu pracy ze strony wielu pracowników naszego urzędu. Dokument ten jest dla z jednej strony źródłem satysfakcji, gdyż świadczy o tym, że Urząd Miasta w Trzebini pracuje na co dzień według norm i standardów cenionych i uznawanych nie tylko w Europie, ale i na całym świecie. Z drugiej strony ten prestiżowy dokument powinien wszystkich stale mobilizować do jeszcze lepszej pracy na rzecz trzebińskiej społeczności.